Dokumentation & Kommunikation fürs Handwerk.
Alle Infos griffbereit - jederzeit und überall
Mit Artesa bündelst du deine gesamte Kommunikation und Dokumentation in einer Software. So sparst du Zeit, optimierst Arbeitsabläufe und förderst die Transparenz in deinem Betrieb. Bleibe immer auf dem Laufenden und verpasse keine wichtigen Infos mehr!
Im Alltag laufen Informationen oft über verschiedene Wege: Anrufe, WhatsApp, Zettel oder Gespräche auf der Baustelle. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter an einem Auftrag arbeiten, gehen Details schnell verloren. Mit Artesa bündelst du Kommunikation und Dokumentation, damit alle im Team immer mit den gleichen Informationen arbeiten.
- Infos stehen in WhatsApp, Zetteln & Excel und sind nicht immer zugänglich.
- Änderungen gehen verloren und wichtige Details kommen erst verspätet an.
- Rückfragen häufen sich und Abstimmungen kosten wertvolle Zeit.
- Ergebnisse werden nicht dokumentiert und sind später schwer nachvollziehbar.
- Infos sind für das ganze Team abrufbar.
- Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
- Alle kennen immer den aktuellen Stand.
- Schritte werden sauber dokumentiert.
Kommunikation – direkt im Auftrag
Wenn Absprachen über verschiedene Kanäle verteilt werden, gehen wichtige Details schnell unter und mit wiederholten Abstimmungen geht Zeit, die sowieso schon knapp ist, verloren.
Mit Artesa läuft die Kommunikation direkt im Auftrag. Dein Team kann auf alle Infos mobil zugreifen und sieht sofort, woran gearbeitet wird und kann Anmerkungen, Änderungen oder Rückfragen direkt dort festhalten.
Wichtige Informationen werden so zentral gespeichert, Details gehen zwischen Chat und Anrufen nicht mehr verloren und alle arbeiten mit dem gleichen Stand. Für die Monteure und Kolonnen heißt das eine Stelle mit der aktuellen Info, statt einer WhatsApp-Gruppe von letzter Woche.
Warum fehlende Abstimmung im Alltag so viel Zeit kostet, zeigen wir dir im Blog „Betriebsabläufe optimieren".
Dokumentation ohne extra Tools
Mit Artesa hältst du alle wichtigen Informationen direkt im Auftrag fest: Fotos, Notizen, Dateien oder Änderungen.
Auch Pläne, Aufmaßblätter oder Lieferscheine kannst du direkt im System kommentieren, markieren oder ergänzen, ohne sie auszudrucken oder in einem anderen Programm zu bearbeiten.
Du kannst für deine Mitarbeiter außerdem einen Dokumentationszwang einstellen. Zum Beispiel müssen die Monteure erst fünf Bilder von der Baustelle hochladen, bevor sie den Auftrag abschließen können. Genauso lassen sich Formulare oder Checklisten als Bedingung setzen. So wird nichts vergessen und alle arbeiten nach dem gleichen Standard.
Der Nutzen zeigt sich später: Ist ein Auftrag abgeschlossen, ist auch die Dokumentation vorhanden. Du musst sie dir in dem Moment nicht ansehen, findest sie aber in der Auftragsakte, wenn Wochen später eine Reklamation kommt. Für die Bilder übernimmt das die Fotodokumentation.
Aktueller Stand für das Team
Gerade bei mehreren Mitarbeitern ist es entscheidend, dass alle die gleichen Informationen haben. Durch die Dokumentation direkt im Auftrag sehen deine Mitarbeiter nicht nur, wo sie eingeplant sind, sondern auch, welchen Arbeitsschritt sie bearbeiten und was sich geändert hat.
So vermeidest du Rückfragen, weil Informationen fehlen oder unterschiedlich weitergegeben werden. Bauleitung und Disposition geben eine Änderung damit einmal ein, statt sie durchzutelefonieren.
Wie sich das auch nach außen bemerkbar macht, zeigen wir dir im Blog „Kundenkommunikation verbessern".
Dokumentation im Detail
Nicht alles gehört in die Software
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Zähl einmal, an wie vielen Orten die Absprachen zu einer einzigen Baustelle bei euch liegen: WhatsApp-Gruppe, Mailpostfach, Zettel im Ordner, Anruf. Geh die Liste mit uns durch, dann sagen wir dir, was davon an den Auftrag wandert und was ihr behalten solltet.
Das sagen unsere Kunden
So sieht die Dokumentation in Artesa aus
Die Videos kommen aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Häufig gestellte Fragen
In der Auftragsakte, am jeweiligen Auftrag, nicht in einer Galerie auf irgendeinem Handy. Wer das Foto gemacht hat und wann, steht dabei.
Für Arbeitsschritte lässt sich einstellen, dass sie erst abgeschlossen werden können, wenn eine bestimmte Anzahl Fotos vorliegt. Damit fehlt der Beleg nicht ausgerechnet dann, wenn es später Streit über eine Abnahme gibt. Eingestellt wird diese Pflicht bei der Fotodokumentation.
Ein Messenger hängt an Telefonnummern, nicht am Auftrag. Wer neu dazukommt, sieht nichts von dem, was vorher besprochen wurde, und wer sucht, scrollt. Geht ein privates Handy kaputt, sind die Fotos weg.
In Artesa liegt die Absprache am Auftrag und damit dort, wo auch Termine, Zeiten und Formulare stehen. Warum das im Betrieb den Unterschied macht, steht ausführlich im Blog WhatsApp im Handwerk.
Uns ist es wichtig, dass unsere Software einfach zu bedienen und benutzerfreundlich ist, sodass alle aus deinem Betrieb damit umgehen können. Deshalb haben wir unseren Chat vom Aufbau und Design her an bekannte Messenger-Dienste angelehnt. Darüber hinaus bieten wir Schulungen im Umgang mit Artesa an, damit auch wirklich jeder deiner Mitarbeiter ohne Probleme mit der Software arbeiten kann.