[{"data":1,"prerenderedAt":900},["ShallowReactive",2],{"blog-e-rechnung":3,"blog-author-e-rechnung":343,"blog-others-e-rechnung":358,"site-banner":406,"header-newest-blog":423,"webinars-next":433,"crafts-grid-simple-all":551,"header-success-stories":641,"feature-topics":664,"header-schnittstellen":876},{"id":4,"title":5,"author":6,"body":7,"category":313,"cta":314,"description":13,"draft":317,"extension":318,"headline":319,"icon":320,"image":321,"imageAlt":322,"meta":323,"navigation":324,"path":325,"publishDate":326,"robots":327,"seo":328,"shortDescription":331,"shortTitle":332,"showHeaderImage":324,"showWidgetNewsletter":317,"slug":333,"social":334,"stem":335,"summary":336,"tags":337,"updatedAt":341,"__hash__":342},"blog\u002Fblog\u002F250307-e-rechnung.md","250307 E Rechnung","marvin",{"type":8,"value":9,"toc":303},"minimark",[10,14,17,55,60,63,86,89,93,100,107,125,128,132,139,146,153,157,160,169,172,185,189,231,235,238,241,244],[11,12,13],"p",{},"Empfangen musst du E-Rechnungen schon länger. Der Teil, der jetzt näher rückt, ist der Versand: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz elektronisch fakturieren, ab 2028 alle anderen auch. Wer bis dahin noch Rechnungen als PDF verschickt, muss umstellen.",[11,15,16],{},"Die gute Nachricht: Der Aufwand steckt fast nie in der Technik, sondern in der Frage, wo die Daten für die Rechnung eigentlich herkommen.",[18,19,22],"callout-block",{"title":20,"type":21},"Das Wichtigste in Kürze","tip",[23,24,25,33,43,49],"ul",{},[26,27,28,32],"li",{},[29,30,31],"strong",{},"Seit 1. Januar 2025"," musst du E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist.",[26,34,35,38,39,42],{},[29,36,37],{},"Ab 1. Januar 2027"," kommt die Versandpflicht für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ",[29,40,41],{},"ab 2028"," für alle.",[26,44,45,48],{},[29,46,47],{},"Ein PDF ist keine E-Rechnung."," Es zählt nur ein strukturiertes Format, also XRechnung oder ZUGFeRD.",[26,50,51,54],{},[29,52,53],{},"Acht Jahre aufbewahren",", und zwar im Originalformat. Ein Ausdruck ersetzt den Datensatz nicht.",[56,57,59],"h2",{"id":58},"die-fristen-im-überblick","Die Fristen im Überblick",[11,61,62],{},"Die Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in drei Stufen. Entscheidend ist, in welcher du gerade stehst.",[64,65,67,74,80],"check-list",{"type":66},"number",[68,69,71],"checklist-item",{"title":70},"Seit 1. Januar 2025: empfangen und archivieren",[11,72,73],{},"Jeder inländische Betrieb muss E-Rechnungen entgegennehmen können, ohne dass der Absender vorher fragt. Eine Übergangsfrist gibt es hier nicht. In der Praxis reicht dafür ein Postfach, das die Datei annimmt, plus eine Ablage, die sie unverändert aufbewahrt.",[68,75,77],{"title":76},"Ab 1. Januar 2027: versenden ab 800.000 Euro Umsatz",[11,78,79],{},"Liegt dein Vorjahresumsatz darüber, musst du deine Rechnungen im B2B-Geschäft strukturiert ausstellen. Das betrifft im Handwerk vor allem Betriebe ab etwa zehn bis fünfzehn Mitarbeitern.",[68,81,83],{"title":82},"Ab 1. Januar 2028: versenden für alle",[11,84,85],{},"Danach gilt die Versandpflicht unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG bleiben ausgenommen, empfangen müssen aber auch sie.",[11,87,88],{},"Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt die Pflicht ohnehin schon länger. Wer für Kommunen, Schulen oder Landesbetriebe arbeitet, kennt die XRechnung deshalb meist bereits.",[56,90,92],{"id":91},"ein-pdf-ist-keine-e-rechnung","Ein PDF ist keine E-Rechnung",[11,94,95,96,99],{},"Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe hängen. Eine Rechnung, die du als PDF per Mail verschickst, ist rechtlich eine ",[29,97,98],{},"sonstige Rechnung",", kein elektronischer Beleg im Sinne des Gesetzes. Auch dann nicht, wenn sie hübsch aussieht und digital entstanden ist.",[11,101,102,103,106],{},"Eine E-Rechnung ist ein ",[29,104,105],{},"strukturierter Datensatz",", den eine Software direkt auslesen kann, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Zwei Formate sind in Deutschland relevant:",[64,108,109,117],{},[68,110,114],{"title":111,"color":112,"icon":113},"XRechnung","cyan","tabler:file-code",[11,115,116],{},"Reines XML, also nur Daten, keine Optik. Standard bei öffentlichen Auftraggebern. Ohne Programm kann ein Mensch damit wenig anfangen.",[68,118,122],{"title":119,"color":120,"icon":121},"ZUGFeRD","green","tabler:file-text",[11,123,124],{},"Ein PDF, in dem der strukturierte Datensatz zusätzlich eingebettet ist. Du siehst die gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die Daten dahinter. Für den Alltag im Handwerk meist die angenehmere Variante.",[11,126,127],{},"Beide erfüllen die Anforderungen. Welches Format dein Kunde erwartet, klärst du am besten einmal vorab, statt es beim ersten Zahlungsverzug herauszufinden.",[56,129,131],{"id":130},"acht-jahre-im-originalformat","Acht Jahre, im Originalformat",[11,133,134,135,138],{},"Seit Anfang 2025 musst du Rechnungen ",[29,136,137],{},"acht Jahre"," aufbewahren statt der früheren zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.",[11,140,141,142,145],{},"Wichtiger als die Zahl ist das Wie: Der strukturierte Datensatz muss ",[29,143,144],{},"unverändert im Originalformat"," erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein Screenshot reicht nicht, auch kein neu erzeugtes PDF. Die GoBD verlangen, dass der Beleg über die gesamte Frist revisionssicher und unveränderbar vorliegt.",[18,147,150],{"title":148,"type":149},"Der häufigste Fehler","warning",[11,151,152],{},"Die XML-Datei landet im Mailpostfach, jemand druckt sie fürs Ordner-Ablagesystem aus, und die Datei selbst wird irgendwann mit dem Postfach gelöscht. Damit ist der Originalbeleg weg. Leg die Ablage einmal sauber an, dann erledigt sich das von allein.",[56,154,156],{"id":155},"praxislösung-lexware-office-und-artesa","Praxislösung: Lexware Office und Artesa",[11,158,159],{},"Die eigentliche Arbeit an einer Rechnung passiert vor der Rechnung: Stunden erfassen, Material zuordnen, wissen, was auf der Baustelle tatsächlich passiert ist. Genau da setzt Artesa an, während das Schreiben und Versenden in der Buchhaltungssoftware bleibt.",[11,161,162,163,168],{},"Weil ",[164,165,167],"a",{"href":166},"\u002Fschnittstellen\u002Flexware-office","Lexware Office"," in vielen Handwerksbetrieben ohnehin läuft, greifen beide Systeme ineinander:",[64,170],{":items":171},"[\"Kundendaten werden synchronisiert und sind auf beiden Seiten aktuell\",\"Angebote und Auftragsbestätigungen lassen sich in Artesa zu einem Auftrag machen\",\"Aus der Auftragsakte springst du direkt zum passenden Vorgang in Lexware Office\"]",[11,173,174,175,179,180,184],{},"Was am Ende zählt: Die Zeiten aus der ",[164,176,178],{"href":177},"\u002Fzeiterfassung","digitalen Zeiterfassung"," und die Nachweise aus der ",[164,181,183],{"href":182},"\u002Fdokumentation-kommunikation","Dokumentation"," stehen fertig bereit, wenn die Rechnung geschrieben wird. Das spart mehr Zeit als jedes Rechnungsformat.",[56,186,188],{"id":187},"so-gehst-du-die-umstellung-an","So gehst du die Umstellung an",[64,190,191,197,203,209,225],{"type":66},[68,192,194],{"title":193},"Empfang prüfen",[11,195,196],{},"Bevor du an den Versand denkst: Kann dein Betrieb heute eine XRechnung annehmen und richtig ablegen? Diese Pflicht läuft seit 2025 und wird oft übersehen, weil bisher wenige Lieferanten strukturiert fakturieren.",[68,198,200],{"title":199},"Umsatz einordnen",[11,201,202],{},"Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag. Darunter hast du bis 2028 Zeit, solltest die Zeit aber nutzen statt sie abzuwarten.",[68,204,206],{"title":205},"Mit dem Steuerberater sprechen",[11,207,208],{},"Er sieht deine Belege ohnehin und weiß, welches Format bei deinen Kunden ankommt. Ein Telefonat ersetzt hier viel Recherche.",[68,210,212],{"title":211},"Datenquellen aufräumen",[11,213,214,215,219,220,224],{},"Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten dahinter. Wenn Stunden noch auf Zetteln stehen und Material im Kopf des Monteurs, verlagerst du den Aufwand nur nach hinten. Der häufigste erste Schritt ist die ",[164,216,218],{"href":217},"\u002Fblog\u002Fzeiterfassung-im-handwerk","Arbeitszeiterfassung",", die ohnehin eine eigene Pflicht mitbringt. Wie du das insgesamt schrittweise angehst, steht im Ratgeber ",[164,221,223],{"href":222},"\u002Fblog\u002Ftipps-schrittweise-softwareeinfuehrung","Software schrittweise einführen",".",[68,226,228],{"title":227},"Testlauf machen",[11,229,230],{},"Schick ein paar Rechnungen im neuen Format raus und frag nach, ob sie sauber angekommen sind. Fehler fallen so vor dem Stichtag auf und nicht danach.",[56,232,234],{"id":233},"fazit-die-pflicht-ist-der-anlass-nicht-das-ziel","Fazit: Die Pflicht ist der Anlass, nicht das Ziel",[11,236,237],{},"Die E-Rechnung allein bringt deinem Betrieb wenig. Sie ist ein Format, kein Prozess. Interessant wird sie erst, wenn die Daten davor stimmen: erfasste Zeiten, zugeordnetes Material, dokumentierte Leistung. Dann schreibt sich die Rechnung fast von selbst, und die Pflicht ist nebenbei erfüllt.",[11,239,240],{},"Wer den Stichtag als Anlass nimmt, den Weg von der Baustelle bis zur Rechnung einmal geradezuziehen, hat hinterher mehr davon als nur ein neues Dateiformat.",[242,243],"cta-buttons",{},[245,246,247,254,260,266,272,283,293],"faq-inline",{},[248,249,251],"collapse-item",{"question":250},"Ist ein PDF eine E-Rechnung?",[11,252,253],{},"Nein. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung, auch wenn du es per Mail verschickst. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD, den eine Software ohne Abtippen auslesen kann. Bei ZUGFeRD steckt der Datensatz in einem PDF, sodass du weiterhin eine lesbare Rechnung siehst.",[248,255,257],{"question":256},"Ab wann muss ich als Handwerksbetrieb E-Rechnungen versenden?",[11,258,259],{},"Ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Alle übrigen Betriebe folgen zum 1. Januar 2028. Empfangen und archivieren musst du E-Rechnungen dagegen schon seit dem 1. Januar 2025, dafür gibt es keine Übergangsfrist.",[248,261,263],{"question":262},"Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?",[11,264,265],{},"Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Frist wurde Anfang 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Entscheidend ist, dass du den strukturierten Datensatz unverändert im Originalformat aufbewahrst. Ein Ausdruck ersetzt ihn nicht.",[248,267,269],{"question":268},"Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?",[11,270,271],{},"Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen und archivieren müssen aber auch sie, und zwar seit Januar 2025. Wer Rechnungen von Lieferanten bekommt, ist also in jedem Fall betroffen.",[248,273,275],{"question":274},"Welche Software brauche ich für die E-Rechnung im Handwerk?",[11,276,277,278,282],{},"Das Ausstellen übernimmt deine Buchhaltungs- oder Fakturasoftware, etwa Lexware Office. Der größere Hebel liegt davor: Wenn Zeiten, Material und Nachweise schon digital vorliegen, entsteht die Rechnung ohne Nacharbeit. Artesa liefert genau diesen Teil und übergibt ihn per ",[164,279,281],{"href":280},"\u002Fschnittstellen","Schnittstelle"," an die Buchhaltung.",[248,284,286],{"question":285},"Wie vermeide ich, dass Leistungen aus der Baustelle bei der Rechnung untergehen?",[11,287,288,289,224],{},"Indem die Erfassung dort passiert, wo die Arbeit läuft, und nicht Tage später im Büro. Stunden werden direkt auf den Auftrag gebucht, Fotos und Notizen hängen an der Auftragsakte. Beim Schreiben der Rechnung siehst du dann, was tatsächlich geleistet wurde. Wie das zusammenspielt, zeigt die ",[164,290,292],{"href":291},"\u002Fauftragsverwaltung","Auftragsverwaltung",[248,294,296],{"question":295},"Gibt es Förderung für die Digitalisierung im Handwerk?",[11,297,298,299,224],{},"Ja, Bund und Länder fördern Digitalisierungsvorhaben in Handwerksbetrieben, teils als Zuschuss, teils als zinsgünstiges Darlehen. Welche Programme es gibt und worauf du bei der Antragstellung achten solltest, steht im Artikel ",[164,300,302],{"href":301},"\u002Fblog\u002Ffoerderprogramme","Förderprogramme für die Digitalisierung",{"title":304,"searchDepth":305,"depth":305,"links":306},"",2,[307,308,309,310,311,312],{"id":58,"depth":305,"text":59},{"id":91,"depth":305,"text":92},{"id":130,"depth":305,"text":131},{"id":155,"depth":305,"text":156},{"id":187,"depth":305,"text":188},{"id":233,"depth":305,"text":234},"Recht und Pflichten",{"title":315,"sub":316},"Aus der E-Rechnungspflicht eine Erleichterung machen.","Wer Aufträge und Rechnungen digital verwaltet, erfüllt nicht nur die Pflicht, sondern spart auch Verwaltungsaufwand. Genau dabei hilft dir Artesa. Teste Artesa kostenlos oder buch dir einen Termin, dann klären wir, was bei euch dafür noch fehlt.",false,"md","E-Rechnungen im Handwerk: Pflicht und Chance","tabler:file-invoice","\u002Fblog\u002F250307\u002Fe-rechnung.webp","Digitale Rechnung auf einem Bildschirm im Handwerksbetrieb",{},true,"\u002Fblog\u002F250307-e-rechnung","2025-03-07","index, follow",{"title":329,"description":330},"E-Rechnung im Handwerk: Fristen 2027 und was zu tun ist","Empfangen musst du E-Rechnungen längst, ab 2027 auch versenden. Welche Formate zählen, warum ein PDF nicht reicht und wie du die Umstellung angehst.","Was die Pflicht für Betriebe bedeutet","E-Rechnung","e-rechnung",null,"blog\u002F250307-e-rechnung","\u003Cp>Empfangen musst du E-Rechnungen seit Januar 2025. Ab Januar 2027 kommt die Pflicht zum Versand dazu, zuerst für Betriebe über 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Wichtig dabei: Ein PDF ist keine E-Rechnung. 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